Preguntas frecuentes

¿Necesita mi empresa un programa de Gestión Documental?

Puedes guiarte por estos indicios:

Dedicas mucho tiempo a encontrar un documento que está guardado, o no consigues encontrarlo

En tu despacho, sueles tener una montaña de papeles

En los archivos, hay muchos papeles apilados, o hay tantos que ya no sabes dónde meterlos. Si alguna de estas situaciones se produce en tu empresa con frecuencia, no lo dudes, necesitas un programa de Gestión Documental.

¿Cuáles son las ventajas de la Gestión Documental?

En primer lugar;
Un ahorro considerable de espacio, pues no necesitas tener los documentos en papel

Y un ahorro de tiempo, pues podrás localizar cualquier documento de forma inmediata
Ganarás en seguridad; podrás controlar quién accede a los documentos, hacer copias de seguridad de la información de forma sencilla, saber quién y cuándo se ha modificado o eliminado un documento en particular…

Además, podrás acceder a tus documentos remotamente desde cualquier ordenador que tú elijas.

¿Es complicado manejar un software de Gestión Documental?

No, es muy sencillo, simplemente hay que aprender a utilizarlo y cambiar los hábitos de trabajo. Algunos programas de Gestión Documental, como Gestidoc, incluyen un curso GRATIS, para aprender fácilmente el manejo.

¿Qué empresas no necesitan un software de Gestión Documental?

Las que lo van a instalar en breve o las que ya lo han instalado.

Aun en los casos de empresas que manejan un número reducido de documentos e información, un programa de Gestión Documental puede resultarles muy útil, ya que sigue obteniendo los mismos beneficios que una gran empresa, y a la larga dicha inversión siempre les resulta rentable.

¿Qué diferencia hay entre guardar los documentos en el disco duro de un ordenador y organizarlos con un programa de Gestión Documental?

En el disco duro tendrá miles de documentos dispersos, con un programa de Gestión Documental tiene una “base de datos”. Eso supone una mejora considerable;

En la seguridad de sus archivos

En la rapidez a la hora de encontrarlos

En la posibilidad de realizar copias de seguridad de manera más sencilla en el registro de operaciones…

Con la Gestión Documental usted dispone de la herramienta más eficaz para organizar y localizar, de manera fácil y rápida cualquier documento o archivo.

¿Cómo se si un programa de Gestión Documental será rentable para mi empresa?

¿Cuánto tiempo pierde buscando documentos?

¿Tiene que repetirlos porque no los encuentra?

¿Dispone de una copia de seguridad fiable de todos sus documentos?

¿Necesita destinar un espacio concreto para archivar todos sus documentos?

¿Maneja a diario facturas, pedidos, albaranes, nóminas…?

¿Pierde el tiempo archivándolos usted mismo?

Si la respuesta a alguna de estas preguntas es afirmativa, no lo dude, un sistema de Gestión Documental será rentable para su empresa, maneje el volumen de clientes que maneje.

Para muchas empresas, las mejoras han sido palpables a las pocas semanas de haber trabajado con Gestión Documental.

¿Se pueden almacenar datos originales?

Si, se pueden almacenar los documentos sin perder su formato original.

Con la Gestión Documental podrá almacenar y archivar cualquier tipo de formato;

●  Word

●  Excel

●  PDF…

¿Se puede controlar el acceso de usuarios a los documentos con la Gestión Documental?

El acceso a los documentos puede restringirse a determinados usuarios.
Además, algunos programas de Gestión Documental disponen de un control de acceso muy detallado; claves de acceso de usuario, registro de cada modificación de un documento…

Si por algo se caracteriza la Gestión Documental, es en que permite una seguridad total de sus documentos.

¿Se necesita mucho tiempo para saber utilizar un programa de Gestión Documental?

No, dichos programas suelen ser fáciles de manejar y muy intuitivos. Cualquier usuario podrá aprender a trabajar con Gestión Documental en pocos días. No tendrá que contratar profesionales.

Además algunos programas de Gestión Documental (ejem. Gestidoc) se ocupan de la formación de los usuarios, mediante cursos GRATIS que ponen a su disposición, una vez adquirido el programa.