¿Qué es Gestión Documental?

La Gestión Documental consiste en organizar los documentos de una empresa sustituyendo los archivadores tradicionales por documentos en formato electrónico
Esto se consigue gracias a los programas (software) de Gestión Documental, que permiten convertir sus documentos en papel (facturas, planos, proyectos, presupuestos, contratos, pedidos…) en documentos digitalizados.

Con un programa de Gestión Documental, no solo ahorrará tiempo y espacio, sino que ganará en eficacia y seguridad. Miles de empresas, grandes y pequeñas, ya disfrutan de los beneficios de un sistema de Gestión Documental

Pero, para que los documentos digitalizados tengan la misma validez que los documentos originales, el programa de Gestión Documental que adquiera debe estar homologado por la Agencia Tributaria.

El artículo 7 de la Orden EHA/962/2007, del 10 de abril, contempla la digitalización certificada de facturas, documentos sustitutivos y de cualesquiera otros documentos y establece que las facturas, documentos sustitutivos y otros documentos así digitalizados permitirán que el obligado tributario pueda prescindir de los originales en papel que le sirvieron de base. Para ello es necesario, además de un Software de

Digitalización Certificado, que el proceso de digitalización garantice una imagen fiel e íntegra de cada documento firmada con firma electrónica, así como la organización de la digitalización en torno a una base de datos documental con determinadas garantías, tanto para ésta como para su conservación.

Esta es la clave que permite destruir el papel, conservando su valor probatorio pero mejorando su almacenamiento, búsqueda, acceso y disponibilidad simultánea para más de una persona en las empresas. La normativa establece expresamente el carácter de original a todos los efectos del documento electrónico resultante. Esto resuelve una de
las dudas frecuentes en los ámbitos de las administraciones públicas respecto a la exigencia de conservación de originales que impone la normativa.

Actualmente, existen en el mercado una buena variedad de soluciones para la Gestión Documental de su empresa.

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